Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja.
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Ehdot on päivitetty ja päivityksestä tiedotettu: 13.9.2017, uusi versio tulee voimaan 1.11.2017

  1. Rekisterinpitäjä 
    Alma Media Kustannus Oy
    Y-tunnus 2442233-9
    Postiosoite: PL 327, 33101 Tampere
    Käyntiosoite: Itäinenkatu 11
    Puhelin: 010 665 111
  2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Minna Hammar, myyntipäällikkö
PL 327, 33101 Tampere
Yhteydenotot: asiakaspalvelu@almamedia.fi

  1. Rekisterin nimi

Alma Media Kustannus Oy:n asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
  • asiakassuhteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitaminen, hallinta, ylläpito ja kehittäminen
  • palveluiden toteuttaminen ja personointi
  • asiakastapahtuminen varmentaminen
  • asiakasviestintä (kuten esim. asiakaskirjeet ja tiedotteet)
  • tilausten uudistaminen ja markkinointitoimenpiteiden kohdistaminen sekä nykyisille että potentiaalisille asiakkaille
  • omien, konsernin ja yhteistyökumppaneiden tuotteiden markkinointi ja luvan- sekä kiellonvarainen suoramarkkinointi eri kanavissa sekä markkinatutkimusten suorittaminen
  • päällekkäisten tietojen hallinta ja eliminointi
  • lehden jakelu, laskutus ja mahdolliset perintätoimenpiteet
  • profilointi
  • mainonnan kohdentaminen
  • väärinkäytösten ehkäisy ja tutkiminen
  • tuotekehitys sekä liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
  • lisäksi tietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti

Tietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramainonta, etämyynti ja muu suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset sekä muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä tilastointi) henkilötietolain mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain nojalla sekä rekisteröidyn suostumuksella tai toimeksiannosta taikka asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella.

  1. Rekisterin tietosisältö
    1. Asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi ja osoite. Puhelinnumerot ja sähköpostiosoite. Sukupuoli, kieli, syntymäaika. Asiakkaan ilmoittamat markkinointilupatiedot ja tarjouskiellot.
    2. Lehden jakeluun, maksutapaan, laskuttamiseen ja perintään liittyvät tiedot
    3. Asiakkuuteen liittyvät tiedot (kuten tilaus-, osto- ja maksukäyttäytymistiedot sekä palvelujen käyttämiseen liittyvät tunnistetiedot, kuten asiakasnumero, käyttäjätunnukset ja salasanat, nimimerkki ja sähköisen viestinnän tunnistamistiedot)
    4. Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
    5. Rekisteröidyn tuottama tai häntä koskeva aineisto (esim. rekisterinpitäjään liittyvässä sosiaalisessa mediassa tuotettu aineisto ja viestintä)
    6. Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot (käyttäytymistiedot) ja rekisteröidyn käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä
    7. Muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (kuten sijaintitiedot palveluita käytettäessä tai asiakkaan vieraillessa tietyllä ennalta määritellyssä paikassa)
    8. Muuhun tietosisältöön perustuvat profilointitiedot
    9. Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa (esim. reklamaatiot ja muut palautteet sekä asiakaspalvelupuheluiden tallenteet). Asiakaspalveluun tulevat puhelut nauhoitetaan sisäistä koulutus- ja opetustarkoitusta varten. Nauhoitteita säilytetään 12 kuukauden ajan.
    10. Rekisteröityyn kohdistetut muut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö (mukaan lukien rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden kampanjoihin liittyvät tiedot, kuten rekisteröidyn asiakasnumero yhteistyökumppanin järjestelmissä)
  2. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan rekisteröidyltä asiakassuhteen tai asiallisen yhteyden syntyessä ja sen aikana rekisteröidyn rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas tilaa lehden tai saa sen lahjaksi kolmannelta osapuolelta tai hän tilaa tai ostaa jonkin muun tuotteen tai antaa muussa yhteydessä (vastaus markkinointikampanjaan, kilpailu- tai äänestysvastaus tai muu vastaava) yhteystietonsa rekisterinpitäjälle puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla.

Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää VRK/Väestötietojärjestelmästä ja puhelinnumeroita puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekistereistä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden asiakasrekisterien tiedoilla, kaupparekisteristä, Tilastokeskuksen ja TNS Gallupin rekistereistä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä sekä yhteistyökumppaneilta. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.

Käyttäytymistietoja voidaan kerätä evästeillä ja muilla vastaavilla tekniikoilla. Sijaintitiedot määritetään käytettävissä olevien paikannusmenetelmien, kuten GPS:n ja WLAN-yhteyspisteiden ja matkapuhelinverkon tukiasemien sijaintien avulla.  Mikäli asiakas on rekisteröitynyt rekisterinpitäjän tai sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvan yhtiön verkkopalveluun tai mobiilisovellukseen, em. havainnoituja tietoja voidaan yhdistää asiakkaalta muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella. Mahdollinen kaupallisen puhelintarjonnan rajoituspyyntö päivitetään Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä ns. Robinson-rekisteristä.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, markkinatutkimuksiin, asiakastyytyväisyystutkimuksiin ja vastaaviin selvityksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen muille konserniin kuuluville yhtiöille ja heidän yhteistyökumppaneilleen henkilötietolain 19 § mukaisesti, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa käsittelyä ja luovuttamista. Rekisterinpitäjä voi antaa rekisteröidyn henkilötietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden suoramarkkinointirekistereihin.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole lehden jakelun tai muun syyn kannalta tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteetA. Manuaalinen aineisto

Säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

B. Sähköisesti talletetut tiedot

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Näissä ehdoissa kuvattujen tilanteiden lisäksi tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

  1. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on kerran vuodessa henkilötietolain 26 § mukaisesti oikeus tarkastaa maksutta häntä koskevat Alma Media Kustannus Oy:n tilaajarekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna osoitteella: Alma Media Kustannus Oy / Tilaajarekisteriasiat, PL 327, 33101 Tampere. Alma Media Kustannus Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröidyn tarkastuspyyntö on saapunut rekisterinpitäjälle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Itäinenkatu 11, Tampere.

  1. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on henkilötietolain 29 § mukaisesti ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Alma Media Kustannus Oy:lle virheen korjaamista koskevan pyynnön kirjallisesti yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittamalla tilaajapalveluumme numeroon puh. 010 665 8102 (puhelun hinta 0,088 €/min).

  1. Muut mahdolliset oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 § mukaisesti oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Halutessaan käyttää kielto-oikeuttaan rekisteröity voi lähettää kirjeen edellä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittaa tilaajapalveluumme numeroon 010 665 8102 (Puhelun hinta 0,088 €/min).

Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa sijaintitietojen käyttöön päätelaitteen asetusten avulla sekä poistaa tai estää evästeet selaimen asetusten avulla. Lisätietoja evästeistä ja muista tietosuojaan liittyvistä kysymyksistä rekisteröity saa osoitteesta: www.almamedia.fi/tietosuoja/.