Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Laatimispvm:     24.10.2001
Päivitetty: 7.2.2013

Alma Media Kustannus Oy Pohjolan Sanomat TILAAJAREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Alma Media Kustannus Oy, Lapin Kansa
Y-tunnus 2442233-9
Veitikantie 2-8, 96100 Rovaniemi
Puh. 010 665 022

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö 

Kaisa Orajärvi, myyntipäällikkö
Veitikantie 2-8, 96100 Rovaniemi
Puh. 010 665 7860

3. Rekisterin nimi

Lapin Kansa/Pohjolan Sanomat tilaajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

1. Henkilötietolain 8 § mukaiset yleiset edellytykset, esim:
•    asiakassuhteen hoitaminen, hallinta, ylläpito ja kehittäminen
•    asiakassuhdetta vahvistavat markkinointitoimenpiteet (kuten esim. asiakaskirjeet ja tiedotteet)
•    tilausten uudistaminen ja markkinointitoimenpiteiden kohdistaminen potentiaalisille asiakkaille
•    omien sekä konsernin tuotteiden markkinointi
•    päällekkäisten tietojen hallinta ja eliminointi
•    lehden jakelu, laskutus ja mahdolliset perintätoimenpiteet

2. Henkilötietolain 4 luvun mukaisesti Lapin Kansalla/Pohjolan Sanomilla ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä ja näiden yhteistyökumppaneilla on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramainonta, etämyynti ja muu suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset sekä muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä tilastointi) henkilötietolain mukaisesti luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain nojalla sekä rekisteröidyn suostumuksella tai toimeksiannosta taikka asiakassuhteen perusteella.

5. Rekisterin tietosisältö

1.    Asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi ja osoite sekä suoraveloitusasiakkailla tilinumero. Vapaaehtoisia tietoja ovat puhelinnumerot ja sähköpostiosoite. Asiakkaan ilmoittamat markkinointilupatiedot ja tarjouskiellot.
2.    Lehden jakeluun, laskuttamiseen ja perintään liittyvät tiedot
3.    Asiakkuuteen liittyvät tiedot (kuten tilaus-, osto- ja maksukäyttäytymistiedot)
4.    Mahdollisesti yksi asiakkaaseen liitettävä muu tunnistetieto

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakkaan suostumuksella asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas tilaa lehden tai saa sen lahjaksi kolmannelta osapuolelta tai hän tilaa tai ostaa jonkin muun tuotteen tai antaa muussa yhteydessä (vastaus markkinointikampanjaan, kilpailu- tai äänestysvastaus tai muu vastaava) yhteystietonsa rekisterinpitäjälle puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla.

Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää VRK/Väestötietojärjestelmästä ja puhelinnumeroita puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekistereistä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä, Tilastokeskuksen ja TNS Gallupin rekistereistä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti. Mahdollinen kaupallisen puhelintarjonnan rajoituspyyntö päivitetään Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämästä ns. Robinson-rekisteristä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, markkinatutkimuksiin, asiakastyytyväisyystutkimuksiin ja vastaaviin selvityksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen muille konserniin kuuluville yhtiöille ja heidän yhteistyökumppaneilleen Henkilötietolain 19 § mukaisesti, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa käsittelyä ja luovuttamista. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ellei se ole lehden jakelun tai muun syyn kannalta tarpeellista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

B. Sähköisesti talletetut tiedot

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on kerran vuodessa henkilötietolain 26 § mukaisesti oikeus tarkastaa maksutta häntä koskevat Lapin Kansan/Pohjolan Sanomien tilaajarekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna osoitteella: Lapin Kansa / Tilaajarekisteriasiat, Veitikantie 2-8, 96100 Rovaniemi.

Lapin Kansa toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröidyn  tarkastuspyyntö on saapunut rekisterinpitäjälle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Veitikantie 2, 96100 Rovaniemi.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on henkilötietolain 29 § mukaisesti ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Lapin Kansalle  virheen korjaamista koskevan pyynnön kirjallisesti yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittamalla tilaajapalveluumme numeroon 010 665 7700.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 § mukaisesti oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Halutessaan käyttää kielto-oikeuttaan rekisteröity voi lähettää kirjeen edellä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittaa tilaajapalveluumme numeroon 010 665 7700.